Oggi voglio parlarti di una cosa che personalmente ho messo in pratica tutta la vita prima di sapere come si chiamasse: il ciclo di Deming o PDCA o anche ciclo Shewhart. Un metodo attraverso il quale è possibile tendere al continuo miglioramento di un processo o di un prodotto. Sono fortemente convinto che i risultati migliori ci siano quando si alimenta continuamente la propria curiosità e creatività, imparando e investendo energie e denaro in nuove imprese.

Con questo spirito, è possibile affrontare anche il lavoro e lo sviluppo dei propri prodotti o servizi. Il segreto è restare curiosi e riflettere su come si potrebbe migliorare un certo processo o procedimento.

Ciclo di Deming – un esempio

Immagina che il punteggio di soddisfazione dei clienti sul tuo sito web sia sceso. Quando guardi i commenti recenti, vedi che i clienti si lamentano del ritardo nella consegna e che i prodotti vengono danneggiati durante il trasporto.

Decidi quindi di impostare un piccolo progetto pilota per un mese, utilizzando un nuovo fornitore per consegnare i prodotti a un campione dei tuoi clienti. Ti rallegri di vedere che il feedback di questi è positivo. Di conseguenza, decidi di utilizzare il nuovo fornitore per tutti i successivi ordini.

Quello che ho appena raccontato è un processo chiamato ciclo PDCA o di Deming, che ti aiuta a migliorare continuamente la tua attività.

In questo articolo, esploriamo i dettagli del PDCA, ed esaminiamo come e quando applicarlo.

Che cos’è il ciclo PDCA?

PDCA, a volte chiamato PDSA, o ciclo di Deming, è stato sviluppato dal consulente di gestione Dr William Edwards Deming negli anni ’50. Deming stesso lo chiamò Shewhart Cycle, poiché il suo modello si basava su un’idea del suo mentore, Walter Shewhart. Deming voleva creare un modo per identificare ciò che causava l’incapacità dei prodotti di soddisfare le aspettative dei clienti. La sua soluzione aiuta le aziende a sviluppare ipotesi su ciò che deve cambiare, per poi testarle in un ciclo di feedback continuo.

Nota:
Deming ha utilizzato il concetto di Plan-Do-Study-Act (PDSA). Ha poi scoperto che avere il focus su Check tende più all’implementazione di un cambiamento pratico.

L’attenzione di Deming si è concentrata sulla previsione dei risultati di uno sforzo di miglioramento, studiando i risultati effettivi e confrontandoli per poter eventualmente rivedere la teoria. Ha sottolineato che la necessità di sviluppare nuove conoscenze, a partire dall’apprendimento, è sempre guidata da una teoria.

PDCA / PDSA è un approccio iterativo, in quattro fasi, per migliorare continuamente i processi, i prodotti o i servizi e per risolvere i problemi. Comporta la verifica sistematica delle possibili soluzioni, la valutazione dei risultati e l’implementazione di quelle che si dimostrano efficaci.

Le quattro fasi sono:

• Plan (Pianificare): identificare e analizzare il problema o l’opportunità, sviluppare ipotesi su quali possano essere i problemi e decidere quali verificare. Per questa fase è possibile utilizzare una tecnica di cui ho già parlato, quella dei 5 perché.
• Do (Fare): testare la potenziale soluzione, idealmente su piccola scala, e misurare i risultati.
• Check / Study (Controllare/Studiare): studiare il risultato, misurare l’efficacia e decidere se l’ipotesi è supportata o meno.
• Act (Agire): se la soluzione ha avuto successo, implementarla per avanzare nel processo di miglioramento complessivo.

Nota:
Ci può essere un numero qualsiasi di iterazioni delle fasi di Do e Check, mentre si continua a perfezionare, ri-testare e provare le potenziali soluzioni.

Ora esamineremo le quattro fasi più in dettaglio, per capire quali sono le cosa da tenere a mente per ogni fase. Ricordati di non correre e di eseguire ogni fase con il giusto tempo. Soprattutto per la fase “Do”, è necessario valutare bene quanto tempo dedicare ai test.

Le fasi del ciclo PDCA o PDSA

Il ciclo PDCA ti aiuta a risolvere i problemi e ad implementare soluzioni in modo rigoroso e metodico. Segui i quattro passi qui riportati per assicurarti di ottenere risultati di qualità e di ottimizzare i processi.

Plan – Pianificare

In primo luogo, è necessario identificare e comprendere il problema, o l’opportunità che vuoi cogliere. L’utilizzo dei primi passi del Processo Simplex può aiutarti nel compito, guidandoti attraverso un processo di esplorazione delle informazioni, definizione del vostro problema, generazione e screening delle idee e sviluppo di un piano di implementazione.

Nella parte finale di questa fase, dichiara quantitativamente quali sono le aspettative, se l’idea avesse successo e il problema fosse risolto. Ritornerai a questo punto nella fase di verifica.

Suggerimento:
Prima di passare alla fase successiva, considera la possibilità di utilizzare la SWOT Analysis per verificare il vostro piano. Potresti riscontrare problemi significativi e potrebbe valere la pena tornare alla fase di pianificazione.

Do – Fare

Una volta individuata una potenziale soluzione, testala con un progetto pilota su piccola scala. Questo ti permetterà di valutare se le modifiche proposte raggiungono il risultato desiderato, con il minimo disturbo per il resto dell’operazione. Ad esempio, potresti organizzare un test da effettuare ad un solo cliente, all’interno di uno specifico reparto, in un’area geografica limitata o con una particolare demografia. Questo dipende dalla dimensione della tua impresa.

Mentre gestisci il progetto pilota, raccogli dati per verificare se il cambiamento abbia funzionato o meno. Questo ti servirà nella fase successiva.

Nota:
Ricordate che, in questa situazione, Do significa “prova” o “test”. Non significa “attuare pienamente”, che avviene nella fase di Act.

Check – Controllare

In questa fase del ciclo di Deming, si analizzano i risultati del progetto pilota rispetto alle aspettative che avevi definito nella fase 1 per valutare se l’idea ha funzionato o meno. Se non ha funzionato, torna alla fase 1. Se ha funzionato, passa alla fase 4.

Puoi decidere di provare altri cambiamenti e ripetere le fasi di Do e Check. Non accontentarti di una soluzione poco soddisfacente. Passa alla fase finale Act solo quando sei veramente soddisfatto dell’esito della prova effettuata.

Nota:
Il modello proposto del ciclo di Deming è stato adattato negli anni ’80 dal pioniere della gestione della qualità Kaoru Ishikawa. Tuttavia, Deming ha preso le distanze da questi cambiamenti e ha modificato il suo modello originale negli anni Novanta. Ha sottolineato l’importanza dello studio e dell’apprendimento nella terza fase. Come abbiamo sottolineato in precedenza, questo è il motivo per cui il modello è talvolta indicato come Plan-Do-Study-Act (PDSA).

Act – Agire

Qui è dove implementi la soluzione pienamente. Ma ricorda che PDCA / PDSA è un ciclo, non un processo lineare con un inizio e una fine. Ciò significa che il processo o prodotto migliorato diventa la nuova linea di base, e bisogna continuare a cercare modi per renderlo ancora migliore per la tua organizzazione o i vostri clienti.

Quando utilizzare PDCA / PDSA

Il modello del ciclo di Deming può migliorare qualsiasi processo o prodotto spezzettandolo in fasi più piccole. È particolarmente efficace per:

• Aiutare a implementare la gestione della qualità e, in generale, contribuire a migliorare i processi.
• Esplorare una serie di soluzioni ai problemi e pilotarli in modo controllato prima di selezionarne uno per l’implementazione.
• Evitare lo spreco di risorse, implementando una soluzione inefficace su vasta scala.

È possibile utilizzare il modello in tutti i tipi di ambienti professionali, dallo sviluppo di nuovi prodotti, alla gestione di progetti e cambiamenti, dal ciclo di vita del prodotto alla gestione della catena di fornitura.

I pro e i contro del PDCA / PDSA

Il modello è un modo semplice, ma potente per risolvere problemi nuovi e ricorrenti in qualsiasi settore, reparto o processo. Il suo approccio iterativo permette a te e al tuo team di testare le soluzioni e valutare i risultati in un ciclo di riduzione degli sprechi.

Instilla un impegno al miglioramento continuo, per quanto piccolo, e può migliorare l’efficienza e la produttività in modo controllato, senza il rischio di apportare modifiche su larga scala e non testate ai vostri processi.

Tuttavia, passare attraverso il ciclo PDCA / PDSA può essere molto più lento di una semplice implementazione tout court. Quindi, potrebbe non essere l’approccio appropriato per affrontare un problema urgente o un’emergenza.

Nota:
Ci sono altri modelli di miglioramento continuo simili al PDCA / PDSA, come il Build-Measure-Learn , il processo After Action Review e il sistema di pianificazione Hoshin. Si tratta di metodi di verifica e miglioramento successivo dei processi e delle abilità. Parlerò di questi processi nei prossimi articoli.

Questi incorporano alcuni dei principi di PDCA / PDSA, ma non sono sostitutivi.

Concludendo

Il ciclo di Deming è un circolo continuo di pianificazione, fare, controllare (o studiare) e agire. Fornisce un approccio semplice ed efficace per risolvere i problemi e gestire il cambiamento, ed è utile per testare le misure di miglioramento su piccola scala prima di aggiornare le procedure e i metodi di lavoro.

Può essere utilizzato in tutti i tipi di processi aziendali, dallo sviluppo di nuovi prodotti alla gestione della catena di fornitura.

L’approccio inizia con una fase di pianificazione in cui i problemi sono chiaramente identificati e compresi e si sviluppa un’ipotesi quantificata. Le potenziali soluzioni vengono testate su piccola scala nella fase Do, e il risultato viene poi valutato e verificato.

Si può passare attraverso le fasi di Do e Check varie volte, se necessario, prima di implementare la soluzione completa e raffinata, nella fase di Act.

Applicalo alla tua vita:

Mentre il PDCA / PDSA è uno strumento efficace per le imprese, puoi anche usarlo per migliorare le tue prestazioni. Identificate cosa ti frena nella carriera e come vuoi progredire. Osserva alla causa che è la radice di qualsiasi problema, e fissate degli obiettivi per superare questi ostacoli (Plan). Quando hai deciso la tua linea d’azione, testa diversi approcci per ottenere i risultati che desideri (Do). Esamina regolarmente i progressi, regolate il tuo comportamento di conseguenza e considera le conseguenze delle tue azioni (Check). Infine, implementa ciò che funziona e perfeziona continuamente ciò che non funziona (Act).